El proceso de armar el presupuesto anual genera un miedo terrible en el corazón de muchos responsables de formación, aprendizaje y capacitación.
Es un período lleno de plazos, papeleo, reuniones, más reuniones y aún más reuniones. Se debaten las iniciativas clave y los costos. Los números se calculan, recalculan y, posiblemente, se vuelven a calcular. Si no gestionas este proceso de manera efectiva, generará un alto grado de estrés y ansiedad, y posiblemente afecte tus operaciones diarias.
La preparación del presupuesto anual no tiene que ser dolorosa 📊🔧.
En lugar de eso, puedes tratarlo como el momento ideal para cuestionar tus programas y procedimientos, buscar alternativas y rediseñar o mejorar los procesos existentes.
Es la oportunidad perfecta para asegurarte de que tanto tú como tus programas de formación estén alineados con la dirección estratégica de la organización y las necesidades de tus clientes internos.
En este artículo aprenderás a planificar primero y presupuestar después. Las estrategias y planes de acción que desarrolles durante tu proceso de planificación serán la base de los números que están presentes en tu presupuesto. En este artículo aprenderás:
- identificar las partidas clave en tu presupuesto
- estimar costos
- defender tu presupuesto ante el siguiente nivel de gestión.
🚀 Más importante aún, aprenderás a vincular los números con tu plan de trabajo detallado y las iniciativas clave.
Un presupuesto sólido no es suficiente para asegurar que obtendrás los recursos de formación que necesitas. Es importante preparate para defender tu presupuesto ante el siguiente nivel de gestión y explicar las consecuencias operativas de cualquier posible recorte presupuestario. Una vez aprobado el presupuesto, es clave monitorear tu capacidad para cumplir con tu plan de trabajo, analizando las variaciones presupuestarias y utilizando esta información para gestionar tus recursos de manera más efectiva.
🤔 ¿Por qué planificar?
📈✨ La planificación implica identificar las metas y objetivos de una empresa, así como las estrategias y planes de acción necesarios para lograrlos. Estos planes se cuantifican en un presupuesto, que muestra los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos y se utiliza para monitorear el rendimiento financiero de la organización.
Al preparar el presupuesto de formación para tu área, recuerda tu objetivo principal: identificar y obtener los recursos necesarios para apoyar las necesidades de la organización para el próximo ejercicio fiscal. Los procesos y procedimientos presupuestarios variarán según el tamaño y la complejidad de tu organización.
👷 Como responsable del presupuesto de Capacitación, ya sea como parte de un área de Capital Humano o de un área independiente, debes asegurarte de que tus planes están alineados con la dirección estratégica de la organización y sus objetivos a corto plazo para el próximo año fiscal.
👨💻🚀La planificación requiere que pienses más allá del día a día y que vincules tus recursos a un conjunto bien definido de planes y objetivos.
Comprender cómo se asignan tus recursos de formación te permite crear un plan vinculado a un presupuesto específico. Al comparar resultados reales con el presupuesto, evalúas la eficiencia financiera, aunque no garantiza que se hayan logrado los objetivos.
👨💻 Estrategias y planes de acción
Tus planes para el departamento de formación deben apoyar una estrategia organizacional y cumplir con las expectativas de tus clientes internos. Si no puedes relacionar una acción específica en tus planes a corto plazo con una estrategia organizacional, deberías discutir esta situación con el equipo de liderazgo.
Antes de que puedas comenzar a desarrollar tu plan de trabajo detallado, debes evaluar minuciosamente los entornos operativos internos y externos de tu área e identificar aquellos problemas que deben (y pueden) abordarse en el plan. Este proceso, conocido como análisis estratégico, debe preceder al desarrollo de tus planes de acción a corto plazo.
En un análisis estratégico, se evalúan factores externos como oportunidades y amenazas, y factores internos como fortalezas y debilidades. Estos cuatro elementos constituyen la matriz FODA.
Un análisis estratégico no es un ejercicio para una persona sola, requiere discusiones abiertas y honestas con tu equipo para que puedan alcanzar un entendimiento común del entorno operativo futuro y las fortalezas y debilidades del área de formación.
El equipo debe realizar un análisis profundo de estos factores para asegurar que cada área haya sido examinada exhaustivamente y que no se haya pasado por alto ningún tema clave. Se recomienda encarecidamente contar con un facilitador experimentado que guíe las discusiones y mantenga al grupo enfocado.
🚀 Preparando tu plan de trabajo
Tu plan de trabajo es fundamental para la elaboración del presupuesto de formación y debe estar alineado con la estrategia principal de la organización, abordando las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades identificadas en el análisis FODA.
Es crucial recolectar información sobre las necesidades de formación de la organización, incluyendo el número de empleados a capacitar, el tipo de formación necesaria y los mecanismos de entrega adecuados. También se debe considerar si se utilizarán recursos internos o subcontratistas y qué iniciativas organizacionales se espera que la formación apoye. Los planes de acción deben ser específicos, concretos y tener un horizonte de corto plazo, con atención a cualquier tarea que se extienda al siguiente año fiscal.
Además, es esencial incluir métricas para medir el progreso, utilizando tanto indicadores cualitativos como cuantitativos, como los KPI, para evaluar la efectividad y eficiencia de los planes. Estos indicadores deben ser seleccionados cuidadosamente, y pueden incluir mediciones como la precisión en presupuestos, mejoras en la gestión del rendimiento financiero o la reducción de accidentes en programas de formación en seguridad.
📊 Elaboración de tu presupuesto de capacitación y aprendizaje
La preparación del presupuesto es una oportunidad para evaluar y mejorar tus programas de formación, buscando alternativas más efectivas alineadas con las necesidades de tus clientes.
Comienza con un plan de plantilla que incluya empleados actuales, nuevas contrataciones y posibles reducciones de personal, lo que afectará los costos laborales y otros gastos como formación y suministros. Este plan debe reflejar los recursos necesarios para el funcionamiento eficaz del departamento. Luego, presupuestar otros gastos y revisar informes de presupuesto frente a gastos reales para identificar variaciones.
Documenta las suposiciones clave y cómo se calcularon las partidas presupuestarias. Identifica oportunidades y riesgos que puedan afectar los costos, como cambios regulatorios. Si necesitas adquirir equipos, presenta un presupuesto de capital alineado con las directrices del departamento de finanzas.
📈 ¿Cómo armar el presupuesto de gastos de un área de capacitación?
Existen diferentes tipos de iniciativas de capacitación, pueden ser:
- Capacitaciones internas
- Capacitaciones externas
- Sincrónicas o asincrónincas
- Presenciales o elearning
La siguiente tabla descargable muestra un ejemplo de cómo puedes categorizar cada partida de tu presupuesto de formación. Si no estás seguro de cómo presupuestar una partida en particular, solicita ayuda a tu punto de contacto en el departamento o área de finanzas.
🔍 ¿Qué viene después? El proceso de revisión
La gestión del proceso de revisión del presupuesto tiene dos niveles: financiero y de gestión.
Primero, revisa el presupuesto para asegurar que los números sean consistentes y estén alineados con la organización, identificando inconsistencias y asegurando que la información esté completa. Luego, en la revisión de gestión, tu gerente evaluará la alineación del presupuesto con las estrategias organizacionales, lo que puede implicar ajustes a la baja.
Una vez que tu presupuesto es aprobado, el trabajo no ha terminado. Ahora comienza el trabajo real: ejecutar tu plan de trabajo y monitorear cómo gastas tus recursos en apoyo a tus planes. Deberás monitorear tu desempeño financiero en comparación con el presupuesto (eficiencia) y qué tan bien estás ejecutando tus planes (efectividad).
Tu comparación entre presupuesto y gasto real debe contar la historia de tu departamento de formación para el período en revisión. Si no entiendes por qué tienes una variación presupuestaria, obtén los detalles de esta partida y habla con tu enlace financiero.
Determina si la variación se debió a un error contable, un cambio en los planes o una situación no recurrente.
🛡️ Consejos para defender tu presupuesto en reuniones con Gerencia y Ejecutivos
- 📊 Conoce a tu audiencia: ¿Cuáles son las expectativas de tu gerente con respecto al presupuesto? 🤔 ¿Y las de su superior? Averigua cómo le gusta a la gerencia que se presente la información. ¿Quieren ver el panorama general o profundizar en los detalles?
- 📌 Vincula tus recursos a programas e iniciativas específicas: De esta manera, podrás defender específicamente los montos presupuestados para un programa en particular y explicar cómo los recortes presupuestarios afectarán los programas de formación para iniciativas organizacionales.
- 📝 Documenta, documenta, documenta: Necesitarás esta información para responder preguntas durante el proceso de revisión.
- 📅 Prepárate para la revisión: Pide a tu enlace financiero o a un colega que te hagan preguntas difíciles sobre tu plan de trabajo o las cifras presupuestadas.
- 🔄 Ten pronto un Plan B: Prepárate para presentar alternativas si te piden reducir tu presupuesto en cierta cantidad. Anticipa qué áreas o programas podrían reducirse y prepárate para discutir las implicaciones organizacionales de estos recortes presupuestarios.
Asegúrate de vincular tus resultados reales a los programas de formación e iniciativas en las que has trabajado durante el mes. Utiliza tus indicadores clave de rendimiento (KPI) para analizar tu gasto real en relación con las horas de formación utilizadas o el número de empleados capacitados. Determina dónde necesitas tomar medidas para mitigar cualquier variación en el futuro o si la variación debe incorporarse en la previsión financiera.
También necesitas establecer un mecanismo sistemático para monitorear tu progreso en comparación con el plan de trabajo. A diferencia de las variaciones presupuestarias, esta revisión de progreso se puede hacer de manera trimestral o semestral.
Su propósito es evaluar si el departamento está en camino de cumplir con el plan de trabajo o si hay tareas que necesitan ser añadidas, pospuestas o eliminadas.
Conclusión
Cada organización cuenta con su propio manual de presupuestación 📘 que incluye procedimientos y plantillas para recopilar información, desde hojas de cálculo simples hasta aplicaciones avanzadas. Sin embargo, la mejor tecnología no puede compensar un plan deficiente.
Si necesitas ayuda con estos procesos, nuestro equipo de profesionales en Kepler con años de experiencia en gestión de proyectos de formación y desarrollo pueden apoyar en este proceso. ¡No dudes en contactarnos!
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